Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.

Nebenkosten und Betriebskosten?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen.

Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden.

In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche alle weiteren Kosten wie zum Beispiel die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr umfassen.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Die Grundlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung bildet § 2 der Betriebskostenverordnung. In der Nebenkostenabrechnung kann der Eigentümer die Kosten verrechnen, die ihm durch das Grundstück oder durch den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Die Kosten müssen also regelmäßig anfallen – einmalige Kosten gelten nicht als Betriebskosten.

Laut BetrKV können u.a. die folgenden Nebenkosten bei entsprechender Vertragsgestaltung auf die Mieter umgelegt werden:

• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Kosten für Heizung und Warmwasser (warme Betriebskosten)
• Aufzugkosten
• Straßenreinigung / Müllabfuhr
• Treppenhausreinigung
• Gartenpflege
• Innen- und Außenbeleuchtung
• Gebäudeversicherungen
• Hausmeister
• Antennenanlagen, Kabel (Fernsehen)
• Waschraum (Strom, Wasser)
• Sonstige Betriebskosten (sofern im Mietvertrag vereinbart):
  • Prüfkosten Elektroinstallationen
  • Reinigung Dachrinnen, Lichtschächte
  • Wartung von Rauchabzugsanlagen, Blitzschutzanlage, Wartung von Rauchwarnmeldern & Feuerlöschern
  • Dachrinnenbeheizung

Nebenkostenabrechnung: Vermieter-Pflichten.

Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, jährlich eine schriftliche Auflistung aller Nebenkosten zu erstellen und hierüber abzurechnen – sofern Ihre Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die vereinbarten Nebenkosten zahlen.

Laut Bundesgerichtshof (BGH) muss die Nebenkostenabrechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten
2. Angaben und Erläuterungen des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
3. Berechnung des Anteils des Mieters
4. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters (vereinbarter Abschlag)

Wichtig: Die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter sowohl verständlich als auch rechnerisch nachvollziehbar gestaltet sein. Zudem gilt es, einige inhaltliche Anforderungen bei der Erstellung der Mietnebenkostenabrechnung zu berücksichtigen. Unsere Kunden bestätigen uns regelmäßig, dass eine professionelle, nachvollziehbare Mietnebenkostenabrechnung Mieterrückfragen deutlich reduziert.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Die Nebenkostenabrechnung muss im Wohnraummietrecht innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt und zugestellt werden (laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der maximale Abrechnungszeitraum beträgt ebenfalls 12 Monate, oftmals orientiert sich die Abrechnungsperiode am Kalenderjahr. Dazu besteht jedoch keine Pflicht.

Beispiel: Wenn der Abrechnungszeitraum also den Zeitraum von Januar bis Dezember 2021 umfasst, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2022 beim Mieter vorliegen.

Verteilerschlüssel für Nebenkosten

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick zu den gängigsten Kostenarten und Verteilerschlüsseln.*

* Nach dem am 01.09.2001 in Kraft getretenen Mietrechtsreformgesetz sind die Betriebskosten nach Wohnfläche umzulegen, sofern keine anderweitige Regelung vereinbart ist und keine verbrauchsabhängige Abrechnung erfolgt, § 556a BGB.