- Netherlands
- Organisatie
- De wereld van ista
- Peter Keyzer: Debicasso maakt energiemeting en afrekening compleet
Hoe prettig is het als je als beheerder geen omkijken meer hebt naar de afwikkeling van de energieafrekening voor de bewoners in complexen met een collectieve energie-installatie? Debicasso is de dienst van ista Nederland die volledig ontzorgt op financieel gebied bij de afrekening van energiekosten. Alle financiële zaken rondom de energieafrekening kan ista van haar klant overnemen. Dat klinkt heel breed en dat is het ook. Teamleider Peter Keyzer vertelt er meer over.
Klantwensen vorm geven
Peter werkt sinds november 2020 bij ista. Een groot deel van zijn werkzame leven heeft hij doorgebracht bij MVGM. “Hier was ik eindverantwoordelijk voor de landelijke financiële administratie van de VvE’s. Na MVGM heb ik nog enkele jaren bij Woonbron gewerkt. Als VvE beheerder heb ik veel ervaring opgedaan en weet ik in grote lijnen wat er speelt bij VvE’s. Het leidinggeven begon na een paar jaar toch weer te kriebelen, dit heeft ervoor gezorgd dat ik de overstap naar ista Nederland heb gemaakt. Vanuit MVGM en Woonbron had ik ook met ista te maken, als klant. Nu geef ik alweer ruim 14 maanden leiding aan de afdeling Debicasso. De afdeling en de medewerkers zijn volop in ontwikkeling, heel fijn om hiervan deel uit te maken. Door het klantcontact dat ik heb, vind ik mijn werk mooi in balans: De wensen van onze klanten op een efficiënte manier met mijn team vormgeven.”
Financiële afhandeling met alle partijen
“We stellen dus niet alleen jaarlijks de eindafrekening op voor de bewoners, wij regelen ook de financiële afhandeling met zowel de bewoners als de energieleverancier en ook met de warmteleverancier! Als ista kunnen wij het complete proces beheren. Zo incasseren wij het maandelijkse voorschot bij de bewoners en betalen het maandelijkse voorschot aan de energie- en warmteleverancier.
Wij lezen de verbruiken van de bewoners radiografisch uit en beschikken ook over de bewonersgegevens die nodig zijn voor de afrekening. Op basis hiervan maken wij de jaarafrekening voor iedere bewoner en verrekenen die met de gefactureerde voorschotten. Tussentijds verzorgen wij ook de afrekening bij mutaties. Dat kan snel en correct, omdat we beschikken over dagstanden."
Hoe start zo’n proces?
“Voordat een klant deze werkzaamheden uit handen geeft, moet hij ervan overtuigd zijn dat alles perfect verloopt. Er vindt daarom altijd een uitgebreide kennismaking en inventarisatie plaats, waarbij de wensen van de klant centraal staan. Er is veel mogelijk, we stemmen de gehele dienstverlening vooraf met de klant af. Zo kunnen wij bijvoorbeeld samenwerken met de gerechtsdeurwaarder van de klant, maar ook met die van ista. Dat bepaalt de klant. De basis voor onze dienstverlening zijn goed lopende processen, een goed administratief systeem en capabele medewerkers. Dat hebben we allemaal in huis!”
Specialisten aan boord
"Onze specialisten zijn verdeeld over verschillende teams. Zo is er een team Debiteuren, dat zich bezighoudt met de vorderingen, herinneringen, betalingsregelingen, enz. Deze medewerkers zijn getraind en hebben veel werkervaring in het zorgvuldig communiceren met bewoners over deze vaak lastige materie. Uiteraard houden wij hierover ook nauw contact met de opdrachtgever. In het bijzonder als een zaak overgedragen moet worden naar een gerechtsdeurwaarder.
In het team Projecten volgen de medewerkers alle objecten van A tot Z. Voordat de afrekeningen worden gemaakt brengen we in kaart of alle gegevens compleet zijn, welke voorschotten in rekening zijn gebracht en welke zijn betaald.
Het team Financiën verzorgt, na het maken van de afrekeningen, de uitbetalingen en prolongaties. De dienst Debicasso voeren we inmiddels ook uit voor diverse warmtepompprojecten waarvoor wij ook de financiële afwikkeling verzorgen."
Waarom zou een klant kiezen voor Debicasso?
"Het is voor de klant altijd een afweging om te outsourcen. Heeft hij voldoende fte’s en know how in huis voor deze tijdrovende werkzaamheden? Hoe zien de processen eruit, wat zijn de voordelen van outsourcen. Feit is dat wij alle werkzaamheden kunnen overnemen en dat de klant er echt geen omkijken meer naar heeft. Deze totale ontzorging is voor veel klanten de belangrijkste reden om te kiezen voor Debicasso. De bewoners hebben één ‘loket’ voor al hun vragen, voor zowel de energieafrekening als financiële vragen."
Een portal en managementrapportage voor beheerders
“Wij bieden onze klant inzage in alle activiteiten die wij voor zijn complexen verrichten. Op elk gewenst moment kan hij inloggen in de webportal om deze dagelijks bijgewerkte informatie te bekijken. Alle informatie wordt duidelijk en overzichtelijk weergegeven. De klant hoeft alleen maar in te loggen om de status en bijzonderheden van lopende dossiers in te zien.
Een managementrapportage maakt het beeld compleet. Maandelijks ontvangt de klant een rapportage van alle objecten met de status van onze werkzaamheden. Zo ziet de klant in een oogopslag per object de openstaande posten, betalingsachterstanden, getroffen regelingen of deurwaarderszaken. Dus we ontzorgen niet alleen, we informeren ook!”
Een eigen portal voor bewoners
“Uiteraard hebben bewoners ook een portal, waarin ze alle zaken rondom de energieafrekening zelf kunnen regelen. Zo kunnen de bewoners bijvoorbeeld hun voorschot aanpassen, automatische incasso regelen en de status van hun facturen checken. Ook de eindafrekeningen vinden ze hier. Veel bewoners ervaren dit als heel handig: alle informatie over de energieafrekening op één plek!"
Tot slot
“Naast ista heb ik een grote passie voor vogels kijken en fotograferen. Dat begon 35 jaar geleden in bos Ockenburg en nu reis ik de hele wereld over voor de vogels. Ik ben geen fotograaf, maar leg wel zoveel mogelijk vogels vast voor mijn eigen verzameling. Inmiddels heb ik landen bezocht in Europa, Azië en Afrika en hoop, na het corona-tijdperk, Australië en Zuid-Amerika te kunnen bezoeken. Daar kijk ik naar uit!”
Meer weten wat Debicasso voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op: 010 245 57 00.
