Afin de permettre la tenue des Assemblées Générales de copropriété reportées à cause de la pandémie, les réunions pourront se faire de manière entièrement dématérialisée : visioconférence ou téléphone. Les décisions pourront être prises grâce au vote électronique ou par correspondance. Ces dispositions exceptionnelles devraient durer jusqu’au 31 janvier 2021.
Malgré la crise sanitaire, les AG doivent avoir lieu. Une ordonnance officielle du 18 novembre 2020 permet de proroger les AG jusqu’au 1er avril 2021 pour les contrats des syndics et les mandats des conseils syndicaux qui expirent avant le 31 décembre 2020.
Cependant, l’interdiction de regroupement, due à l’épidémie de Covid, empêche les AG de se dérouler en présentiel. Donc, si votre Syndic a organisé une AG en présentiel, celle-ci devra être annulée. Le syndic doit communiquer, au moins 15 jours avant sa tenue, la date de l’AG réorganisée à distance. Celle-ci devra donc se faire jusqu’au 1er avril 2021 par visioconférence ou téléphone avec un vote soit de manière électronique, soit par correspondance.
Solutions techniques pour les assemblées en ligne
Des solutions techniques telles que Zoom ou StarLeaf existent pour organiser des visioconférences. Mais tous les syndics ne sont pas équipés pour proposer la tenue de l’AG en ligne.
Certains syndics proposent d’avoir recours à l’interface VISIO SYNDIC, mise en place en partenariat avec Media Communication IDF : « les copropriétaires se connectent depuis leur ordinateur, mobile ou tablette, ce qui permet de partager des documents visibles par tous les participants. Des fonctionnalités avancées permettent de gérer les interactions entre les différents copropriétaires connectés par exemple », explique la FNAIM.
Le vote par correspondance
Depuis le 4 juillet 2020 et quel que soit le contexte, les convocations aux AG doivent contenir un formulaire de vote par correspondance permettant à tout copropriétaire qui le souhaite de voter via ce moyen.
Vous pouvez trouver un modèle de formulaire de vote par correspondance en suivant le lien suivant :
> Formulaire du vote par correspondance
En principe, le formulaire de vote par correspondance complété doit parvenir au syndic au moins 3 jours avant la date prévue de l’assemblée générale afin qu’il puisse être pris en compte. Même si ce n’est pas obligatoire, nous vous conseillons d’envoyer votre courrier avec accusé de réception et d’en conserver une copie.
En revanche, si votre syndic vous permet de transmettre le formulaire par courrier électronique, ce dernier est supposé le considérer jusqu’au jour même.
Les pouvoirs peuvent avoir davantage de voix
Pendant cette période de crise sanitaire et pour faciliter les prises de décisions, il est possible de donner procuration. Le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).
Le recours au vote par correspondance, le réaménagement des règles de convocation, l’augmentation du nombre de voix pour les pouvoirs, toutes ces dispositions exceptionnelles mises en place depuis le 1er juin 2020 devraient prendre fin au 31 janvier 2021.
Pour en savoir plus, consultez les textes officiels
- Ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés
- Rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés
- Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires
