CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLE
1. Pourquoi cette charte ?
Lorsque vous téléchargez le guide sur l’individualisation des frais de chauffage (le « Guide ») sur notre site internet accessible à l’adressehttps://www.ista.com/fr/frais-de-chauffage-ista/, nous sommes amenés à collecter des données personnelles vous concernant. Une donnée personnelle désigne toutes les données qui sont reliés à un individu directement ou indirectement.
Cette charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et utiliser vos données personnelles, dans le respect le plus strict de vos droits. Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données personnelles, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version en vigueur, ainsi qu’au Règlement général de protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016.
2. Qui collecte vos données ?
La personne qui prend la décision de collecter et utiliser vos données personnelles est la société ISTA Comptage Immobilier Services, société en nom collectif, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de d’Evry sous le numéro 582 017 810, dont le siège social est situé 27 avenue Carnot – 91 300 Massy (dénommée dans le cadre des présentes « Nous »).
3. Quelles données sont collectées ?
Nous collectons directement auprès de vous les informations permettant votre identification à savoir vos nom, prénom et adresse email.
Lors de votre navigation sur notre site, nous sommes également susceptibles de collecter des données personnelles vous concernant de manière automatique par l’intermédiaire des cookies techniques et traceurs que nous déposons dans votre terminal. Les données collectées sont les suivantes :
· Informations d’utilisation des outils et fonctionnalités de notre site : nous collectons des informations concernant vos interactions avec le site et notamment, les pages ou les contenus consultés sur le site, les liens sur lesquels vous avez cliqués ;
· Informations de connexion et relatives aux équipements et appareils que vous utilisez pour vous connecter à notre site internet : nous collectons les données de connexion d’appareils lorsque vous accédez et utilisez le site, et notamment, votre adresse IP, les dates et heures de connexion, les données relatives au matériel et aux logiciels informatiques utilisés, les identifiants uniques, les données de plantage, les pages visualisées ou affichées avant ou après s’être connecté au site internet
4. Pourquoi nous collectons vos données ?
Vos données personnelles sont collectées et utilisées pour répondre à un ou plusieurs des objectifs suivants (finalités) :
- (i) Effectuer les opérations relatives à la gestion et au suivi de nos relations avec les utilisateurs de note site ;
- (ii) Assurer le suivi de votre demande de téléchargement du Guide et de sa bonne exécution ;
- (iii) Adresser cinq messages informatifs relatifs à l’individualisation des frais de chauffage à l’adresse email que vous aurez renseigné ;
- (iv) Constituer un fichier de personnes ayant choisi de télécharger le Guide et constituant des prospects éventuels pour les démarcher par téléphone et leur proposer des prestations d’individualisation des frais de chauffage ;
- (v) Optimiser le bon fonctionnement et l’efficacité de nos produits et services, ainsi que des outils d’analyse que nous avons développés ;
- (vi) Élaborer des statistiques d’utilisation et de fréquentation de nos services ;
- (vii) Gérer les éventuels contentieux quant à l’utilisation de nos services ;
- (viii) Gérer vos demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement, de limitation, de portabilité ou le droit d’introduire une réclamation devant l’autorité compétente.
Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.
Nous précisons enfin que nous n’utilisons jamais vos données pour prendre des décisions automatisées vous concernant.
5. Comment nous justifions la collecte et l’utilisation de vos données ?
Nous ne pouvons utiliser vos données que si la loi nous autorise à le faire. Dans ce cadre, le législateur a prévu six cas de figure dans lesquels l’utilisation des données est justifiée (appelés « bases légales »). L’utilisation de vos données personnelles se base toujours sur l’une de ces six bases légales.
Concernant la finalité (i), vos données sont collectées et utilisées pour l’exécution des services que nous vous proposons et sont strictement nécessaires à la fourniture desdits services. Le
fondement de l’utilisation est l’exécution du contrat qui nous lie. Votre consentement exprès à cette collecte n’est donc pas requis.
Concernant les finalités (ii) à (iv), nous vous demandons votre consentement préalablement à l’envoi des messages d’information sur l’individualisation des frais de chauffage directement sur le formulaire de demande de téléchargement du Guide.
Concernant les finalités (v) à (vii), la collecte et l’utilisation de vos données personnelles relèvent de l’intérêt légitime de notre entreprise et n’est pas soumise à l’obtention préalable de votre consentement.
Concernant la finalité (viii), vos données sont collectées et utilisées pour respecter nos obligations légales. Votre consentement n’est pas requis pour la réalisation de ce traitement.
Pour toute utilisation de vos données qui ne serait pas prévue par la présente charte, nous solliciterons votre consentement avant toute nouvelle utilisation de vos données lorsque c’est nécessaire. Si votre consentement n’est pas nécessaire, nous vous informerons néanmoins préalablement à la mise en œuvre de ce nouveau traitement.
6. A qui sont communiquées vos données ?
Vos données seront communiquées aux membres de notre service marketing et aux membres de notre service commercial (pour le suivi de la prospection téléphonique uniquement comme prévu à la finalité (iv)), ainsi que nos sous-traitants techniques éventuels (prestataires informatiques, hébergeur du site internet). Ils auront accès à vos données dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives. Par ailleurs nos sous-traitants éventuels agissent uniquement sur nos instructions pour la seule exécution des missions que Nous leur confions.
Dans le cas d’un contentieux, vos données pourront également être communiquées à des auxiliaires de justice, des officiers ministériels (commissaire de justice, greffier) ou des magistrats.
L’ensemble des destinataires s’engagent à assurer la plus stricte confidentialité des données personnelles vous concernant en leur possession. Nous vous informons par ailleurs que vos données ne sont pas transférées à des tiers, filiales ou partenaires situés en dehors de l’Union européenne.
7. Pendant combien de temps sont conservées vos données personnelles ?
Vos données ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à leur utilisation en fonction de l’objectif pour lequel elles sont collectées. Dans tous les cas, vos données personnelles ne seront pas conservées au-delà de cette durée.
· Les données relatives au suivi du téléchargement du Guide et à l’envoi de messages informatif (finalités (i) à (iv))
Dès lors que vous nous avez donné votre consentement pour recevoir les cinq messages d’information sur l’individualisation des frais de chauffage, vos données personnelles seront conservées pendant la seule durée de la campagne de communication autour du Guide, à savoir jusqu’à l’envoi du cinquième email de communication qui interviendra au plus tard sous cinq (5) semaines après le téléchargement du Guide, augmentée d’une durée de deux (2) ans aux fins de prospection commerciale.
Dans tous les cas, au terme de ces délais, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir ou recevoir des informations sur nos services. En cas de refus ou en l’absence de réponse, nous détruirons vos données.
· Concernant les données relatives au bon fonctionnement et à l’optimisation de nos services (finalité (v)) :
Les données collectées aux fins d’amélioration de nos services et d’établissement de statistiques sont conservées pour une durée maximale d’un (1) an.
· Concernant les statistiques de mesures d’audience (finalité (vi)) :
Les traceurs stockés dans votre terminal ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de six (6) mois.
Les informations collectées par l’intermédiaire de ces traceurs sont conservées pendant une durée maximale de vingt-cinq (25) mois à compter de leur collecte. Nous attirons votre attention sur le fait qu’à l’issue de ce délai, nous nous réservons la possibilité d’anonymiser vos données et les conserver pour leur valeur statistique.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies ici.
· Concernant les données relatives à un éventuel contentieux (finalité (vii)) :
L’ensemble des données que nous collectons dans le cadre de la présente charge sont également conservées dans notre base d’archivage intermédiaire pendant un délai complémentaire par rapport à la durée indiquée pour chaque finalité, allant jusqu’à cinq (5) ans, correspondant à la durée au cours de laquelle une action judiciaire pourrait être introduite sur la base du traitement de votre demande.
Dans l’hypothèse où une action judiciaire serait introduite contre Nous, nous conserverons les données jusqu’au prononcé d’une décision rendue en dernier ressort, insusceptible de faire l’objet d’un recours, devenue définitive.
· Concernant les demandes relatives à l’utilisation des services ou l’exercice de vos droits (finalité (viii)) :
Lorsque vous nous contactez pour demander notre assistance sur l’utilisation des services, signaler un problème ou tout simplement exercer l’un de vos droits précisés ci-après, vos données sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de votre demande.
8. Sécurité
Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, ainsi que toutes mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
9. Où sont hébergées vos données ?
Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société Alter Way, situés en France.
10. Comment pouvez-vous accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous ?
Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles pour en obtenir la communication et le cas échéant en obtenir, la rectification ou l’effacement, en nous adressant un courrier à : - adresse de courrier électronique : dpo-ista@ista.com
- adresse de courrier postal : 27 avenue Carnot – 91 300 Massy
Nous vous rappelons également que toute personne peut, pour des motifs légitimes, demander la limitation au traitement des données la concernant ou s'opposer audit traitement.
Nous vous informons qu’en cas de rectification ou effacement de vos données à caractère personnel, ainsi que de limitation des traitements, réalisés suite à une demande de votre part, nous notifierons lesdites modifications aux personnes auxquelles nous avons communiqués vos données, à moins qu’une telle communication s’avère impossible.
11. Portabilité de vos données personnelles
Vous disposez d’un droit à la portabilité des données personnelles que vous nous aurez fournies dans le cadre de la procédure de recrutement. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant, et notamment les données collectées dans notre intérêt légitime.
Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, afin de récupérer et de conserver vos données personnelles.
Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données personnelles, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.
12. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle
Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés si vous considérez que le traitement de vos données personnelles objet de cette Charte constitue une violation des textes applicables.
Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données personnelles objet de cette Charte constitue une violation des textes applicables.
13. Communication relative à une violation de données personnelles
Si nous constatons une faille de sécurité dans le traitement de vos données susceptibles d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais. Nous vous détaillerons à cette occasion la nature de la violation rencontrée et les mesures mise en place pour y mettre un terme.
14. Modifications
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte qui vous sera notifiée par tout moyen jugé utile.
15. Entrée en vigueur
La présente charte est entrée en vigueur le 28 juin 2023.
