Heizkostenabrechnung einfach gemacht.

1. Nutzen Sie unser Kontaktformular und wir vereinbaren gerne mit Ihnen einen persönlichen Termin.
2. Unser geschultes Fachpersonal übernimmt die Installation und Montage der Messgeräte in Ihrer Immobilie. Ein Funk-Gateway, das im Hausflur angebracht wird, übermittelt die exakten Verbrauchsdaten Ihrer Mieter in Zukunft automatisch an uns.
3. Einfach digital: Alle Daten rund um Ihren Vertrag und Ihre Immobilie sind jederzeit für Sie im ista Webportal verfügbar. Sie können dort komfortabel ihr jährlichen Mieter- und Kostendaten an uns übermitteln.
4. Wir erstellen Ihre individuelle Heizkostenabrechnung für ihre Mieter – diese können Sie einfach im Webportal abrufen oder wir senden Ihnen diese unkompliziert zu.

Die Miete der Mess- und Verteiltechnik ist umlagefähig. Informieren Sie Ihre Mieter vor Anmietung über die voraussichtlichen Kosten und Vorteile. Das schafft Verständnis und Sie erfüllen Ihre gesetzliche Informationspflicht. Sofern nicht innerhalb eines Monats mehr als 50 Prozent der Mieter widersprechen, kann der einfache Austausch beginnen.

Unsere Produkte sind:

• HKVO konform: Erfüllt die Anforderungen der HKVO an Funk und Interoperabilität bereits heute zu 100%
• DSGVO konform: Datenübertragung erfolgt verschlüsselt & manipulationssicher - Verbrauchs- und personenbezogene Daten werden in getrennten Systemen gespeichert
• Kosteneffizient: Minimale Anzahl von Datenempfängern in der Liegenschaft und vollautomatische Datenübertragung von der Messstelle bis in die IT-Systeme
• Zukunftsorientiert: Heute schon die Anforderungen von morgen erfüllen - Durch die modulare, energieartübergreifende Plattformtechnologie und einfache Einbindung weiterer Sensoren

Mehr Komfort mit dem ista Funksystem: Unsere Geräte erfassen den Wärme- und Warmwasserverbrauch präzise für jede Wohneinheit und übermitteln die Werte über eine Kommunikationseinheit voll automatisiert per Funk – ohne Betreten der Immobilie. Ablesetermine für Ihre Bewohner entfallen.

Die rechtliche Grundlage für die Heizkostenabrechnung ist die sogenannte Heizkostenverordnung, die in Deutschland seit 1981 für alle Haus- und Wohnungseigentümer gilt. In diesem Gesetz ist detailliert geregelt, wie Warmwasser- und Heizkosten für jede Miet- oder Eigentümerpartei eines Wohnhauses mit zentraler Heizungs- und Warmwasseranlage ermittelt werden und welche Kosten ein Hausbesitzer zu welchen Anteilen auf die einzelnen Parteien umlegen darf. Sollten Ihre Abrechnungen fehlerhaft sein, haben Mieter das Recht, Widerspruch einzulegen. Etwaige Nachzahlungen müssen so lange nicht geleistet werden, bis eine rechtskonforme, vollständige und fehlerfrei Abrechnung dem Mieter zugegangen ist.

Von Ihrem Vermieter oder Verwalter erhalten wir eine Aufstellung der Heiz-, Heizneben- und sonstigen Betriebskosten (siehe Nebenkostenabrechnung). Sämtliche Daten prüfen wir zunächst auf ihre Plausibilität. Anschließend teilen wir die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser auf. Aus der Summe der Heizkosten und der Summe der Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke gebildet:

• Der Grundkostenanteil berücksichtigt die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste. Ihre Hausverwaltung kann ihn gemäß Heizkostenverordnung wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt, da sie durch Ihr Heizverhalten nicht beeinflusst werden. 
• Den restlichen Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent, bilden dann die Verbrauchskosten, auf deren Höhe Sie durch Ihr Heizverhalten direkten Einfluss nehmen. Nachdem wir die Ablesung vorgenommen haben, erstellen wir eine Gesamtabrechnung für Ihren Hausverwalter sowie die Einzelabrechnungen pro Wohnungsnutzer. Sie erhalten Ihre eigene Einzelabrechnung über die Hausverwaltung. 

Über die oben genannten Kosten hinaus gibt es noch weitere umlagefähige Betriebskosten, die Ihr Hausverwalter mit Ihnen abrechnen kann. Dies muss dann im Mietvertrag geregelt sein. 

Die Abrechnungsfrist beträgt laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2022 muss der Vermieter bis zum 31.12.2023 dem Mieter mitgeteilt haben. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung regelmäßig nicht mehr erfolgreich geltend machen.

Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung haben sie maximal bis zum Ablauf des 12. Monats Zeit, um ihre Einwendungen zu äußern.  Die Einwendungsfrist endet gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB automatisch nach Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach können nur noch in Ausnahmefällen Einwendungen nachgeholt werden, insbesondere wenn der Mieter das Verstreichen der Frist nicht zu vertreten hat.

Welche Kosten im Rahmen der Heiz- und ggf. Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden können, ist in der Heizkostenverordnung in den §§ 7 ff. geregelt.  

Abgerechnet werden können demnach gemäß § 7 Abs. 2 HKVO die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, der Betriebsstrom, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung), der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes. Weiterhin die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger), die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (Werteermittlung) einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung (Abrechnung), Aufteilung und Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß §6a HKVO. 

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören gem. § 8 Abs. 2 HKVO die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Abs. 2 HKVO. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen.

Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden.

In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche alle weiteren Kosten wie zum Beispiel die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr umfassen.